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Greffe et communications
Le service du greffe et des communications supporte l'ensemble des activités reliées aux séances du conseil municipal, à l'interprétation et l'application des lois et règlements, à la gestion documentaire et aux communications écrites.
De plus, à titre de directrice générale adjointe, la directrice du greffe et des communications est responsable de l'accueil et des relations avec les citoyens et apporte un support quotidien aux activités reliées à l'administration générale de la Municipalité.
Séances du conseil municipal
En collaboration avec la direction générale et les directeurs de services, la préparation des réunions du conseil, la rédaction des procès-verbaux, règlements et avis publics constituent la principale responsabilité dévolue au service du greffe.
Interprétation et application des lois et règlements
Le service du greffe assiste et renseigne les différents intervenants quant aux lois et règlements régissant les municipalités, fournit conseils et assistance aux responsables des divers services en matières de procédures d'appels d'offres, d'assurances et de rédaction des contrats.
Gestion documentaire
Le service du greffe voit à la conservation des documents, à l'application efficace du système de classement et au contrôle de l'information produite par la Municipalité. À cette fin, c'est à ce niveau que les demandes d'accès aux documents sont analysées avant de faire l'objet de recommandations auprès du responsable de l'accès aux documents, le directeur général.
Communications
C'est via le service du greffe et des communications que transite l'ensemble de l'information écrite produite par la Municipalité et destinée aux citoyens : bulletin municipal, site Internet, communiqués, publicité etc.
Élections, référendums et consultations
Bien que la présidence des élections municipales est dévolue par la Loi au secrétaire-trésorier et directeur général, c'est au niveau du service du greffe qu'est traitée l'ensemble de la procédure et de l'information diffusée en période électorale. De plus, lors de procédures référendaires ou de consultation, le service du greffe est mis à contribution tout au long du processus.
Danielle Gauthier
Directrice générale adjointe
Greffe et communications
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